Description du poste

Cahier des charges : Administration Système et Réseau

1. Présentation d’ensemble du projet

1.1 Présentation de l’entreprise

La Fédération est un OSBL, Organisme sans but lucratif, dont le rôle est d’être le porte-parole officiel de la communauté francophone de la province. Elle a pour mission de promouvoir, de représenter et de défendre les droits et intérêts des francophones de la Colombie-Britannique et de préserver le patrimoine linguistique et culturel.

1.2 Fonctionnement

La Fédération compte environ 13 employés répartis en 6 services identifiés. La Fédération n’a aucun service informatique propre (ni administrateur réseau ni technicien de maintenance), la volonté est donc de faire appel à un prestataire de service.

1.3 Objet de la consultation

Ce Cahier des charges présente les attentes de le Fédération concernant une assistance technique générale à l’exploitation de son parc informatique, couvrant différentes prestations.
Cette assistance prendra la forme :
• D’une partie ferme consistant en une prestation forfaitaire annuelle ;
• D’une partie conditionnelle de prestations optionnelles dites « à bons de commande »
En effet, la Fédération souhaite définir un cadre lui permettant, en cas de besoin imprévu, de passer des commandes complémentaires dans le même domaine d’assistance.

2. Périmètre technique de la prestation

2.1 Description de l’existant

L’infrastructure actuelle comporte :
• 1 serveur virtualisé et 1 serveur physiques hébergé à la maison de la Francophonie. Le système d’exploitation est Windows 10 version 64 bits.
• 12 postes de travail avec les logiciels suivants :
- Bureautique : suite Office standard 2016 (13 postes), Antidote
- PAO : Illustrator, Photoshop, Indesign, et Shotcut (1 poste)
• Messagerie interne ; Suite G mail et Outlook en Desktop
• Technologie Web Intranet ;
• Système de sauvegarde Windows
• Antivirus
• Pare‐feu
Ces équipements sont répartis sur 1 site + télétravail.
Pour information, le dispositif est complété par quelques imprimantes individuelles dont il faudra au besoin traiter les dépannages s’il y a lieu.

3. Prestations attendues

Le présent appel d’offres vise à obtenir une assistance technique comprenant les services suivants :

3.1 Assistance téléphonique et télémaintenance

Il s’agit de proposer, sur l’ensemble du périmètre technique décrit ci‐dessus, un service d’assistance (curatif ou autre nature) dans le cas d’un incident dont la solution n’est pas maîtrisée par la Fédération.
• Service de support téléphonique avec éventuelle prise en main à distance sur le système concerné ;
• Nombre illimité d’appels ;
• Enregistrement de l’incident de 8h30 à 17h les jours ouvrés du lundi au vendredi et prise en charge de l’appel dans un délai maximal de 2 heures avec la possibilité d’intervention technique en dehors des heures de bureau ;
• Assistance courriel en cas d’incident ou de non-résolution par nos soins
• Paramétrage et synchronisation des courriels sur smartphone des employés

3.2 Gestion des incidents serveur

Cette prestation a pour objectif de rétablir les systèmes du réseau en cas de panne ou de dysfonctionnement matériel.
Ces systèmes critiques du réseau devront faire l’objet d’une maintenance comprenant les services suivants, que ce soit sur des matériels sous garantie ou hors garantie constructeur :
• Enregistrement de l’incident de 8h30 à 17h les jours ouvrés du lundi au vendredi et prise en charge de l’appel dans un délai maximal de 2 heures avec la possibilité d’intervention technique en dehors des heures de bureau.
• Remplacement des matériels défectueux ainsi que remise en état des configurations et du fonctionnement opérationnel de ces équipements et des logiciels intégrés. Les données impactées par ces interventions devront être remises en ligne, ainsi que les applications et services systèmes.
• La panne ou le dysfonctionnement est considéré comme résolu lorsque les deux parties en conviennent (fermeture de ticket).
• En cas d’intervention spécifique, un rapport sera fourni à la Fédération dans les 5 jours ouvrés faisant suite à la résolution du problème.
• Option pour continuité d’effort au‐delà des heures ouvrées à la demande de la Fédération : chiffrage séparé au coût horaire.

Les deux assistances décrites ci-dessous peuvent éventuellement être réalisées le même jour d’intervention.

 

3.3 Assistance technique sur site

Il s'agit de faire intervenir sur site les jours ouvrés du lundi au vendredi et aux horaires de bureau (9h à 17h) un technicien qui assurera :
• Le traitement des incidents ne pouvant être traités par nos soins : dépannage, conseil aux usagers, installation de logiciels, installation spécifique pour des formations, réunions, etc... Ces interventions seront planifiées par la Fédération.
• La préparation et l'installation de postes nouveaux ou réattribués : selon des périodes planifiées par la Fédération en fonction du renouvellement du parc.

 

3.4 Assistance administrateur systèmes et réseaux sur site

Il s'agit de faire intervenir sur site les jours ouvrés du lundi au vendredi et aux horaires de bureau (9h à 17h) un administrateur système et réseau. Cette prestation, dont le rythme sera défini par la Fédération en fonction de ses besoins (délai de prévenance de 7 jours), vise à réaliser les actions suivantes :
• Mises à jour des systèmes ;
• Restaurations de système ou de données ;
• Paramétrages de sauvegardes ;
• Définition de nouveaux paramétrages et sécurisation de serveurs existants.
En cas d’une intervention spécifique, un rapport sera fourni à la Fédération dans les 5 jours ouvrés faisant suite à la résolution du problème.

 

3.5 Conseil

Il s’agit d’une prestation de conseil d’expert, demandé au besoin par la Fédération (sur site aux horaires de bureau de 9h à 17h) pour la construction et/ou l’évolution du système informatique de la Fédération. Dans le cadre les prestations d’expertise, il s’agira :
• D’effectuer des audits pour améliorer les performances de l’infrastructure ;
• De recommander des outils collaboratifs en ligne
• De faire bénéficier la Fédération d'une veille sur les évolutions technologiques ;
• D’assurer la cohérence technologique des évolutions avec l’infrastructure en place ;
• De recommander une stratégie de sécurité en concertation avec la Fédération ;
Il résultera de la prestation de conseil un rapport fourni par le prestataire et dont le contenu et le délai de mise à disposition seront précisés avec la Fédération

 

4. Durée de la prestation

Le contrat prendra effet au courant du mois de juillet 2021.
D’une durée d’un an, le contrat sera renouvelé par tacite reconduction chaque année à sa date anniversaire.
Les bons de commandes complémentaires s’appuyant sur le contrat principal d’assistance seront calés en durée pour respecter la même date de limite de contrat.

5. Résiliation

La prestation pourra être résiliée à chaque date anniversaire du contrat par l’une ou l’autre des deux parties sous délai d’un préavis de 15 jours.

6. Conditions financières d’exécution de la mission

 

6.1. Variation du prix

Les prix des prestations seront fermes pour la durée totale de la mission.

 

6.2. Frais et indemnités

La rémunération de la présente consultation est exclusive de toute indemnité ou de tout remboursement de frais au profit du prestataire, qui fait son affaire de l’ensemble des charges et frais auxquels il sera exposé pour l’exécution de la présente consultation.

 

6.3 Budget

Le montant du forfait annuel devra se situer dans une fourchette entre 2000$ et 3000$.

 

7. Réponse

La proposition du candidat devra être rédigée en français.
Un document présentant les moyens mis en œuvre par le prestataire pour répondre au présent cahier des charges et décrivant notamment :
• Un devis chiffré comprenant le forfait annuel de l’ensemble des prestations attendues et le tarif horaire pour les prestations hors forfait dites exceptionnelles (à bon de commande)
• Comment le prestataire est en mesure d’assurer une cohérence sur le périmètre technique de la Fédération et un suivi de son évolution dans le cadre de la prestation attendue. Détailler les procédures et les moyens humains.
• Le profil et les qualifications des intervenants proposés selon les différentes prestations attendues
• Les références du candidat précisant le nom et les coordonnées de contacts qui pourront être sollicités au sein d'entreprises ou d’organismes pour lesquelles le candidat a fourni des prestations similaires.
• Les modalités de rapport d’activité au regard des attentes de la prestation demandée

 

8. Modalités de sélection du prestataire

Le choix du prestataire s’effectuera selon les critères suivants :
• Cohérence de la proposition par rapport à la prestation attendue, décrite dans le cahier des charges ;
• Prix de la prestation ;
• Adéquation du/des profils mis à contribution pour répondre à chaque partie de la prestation ;
• Références pour des prestations similaires auprès d’autres clients ;
• Capacités techniques et financières.

 

9. Conditions de l’envoi et de remise de l’offre

L’offre devra être adressée par courriel à l’adresse suivante : mregnier@ffcb.ca

 

Comment postuler
Détails
  • Durée du contrat : Poste d'1 an renouvelable chaque année
Domaine professionnel
Lieu de travail

1574 W 6th Ave, Vancouver, BC V6J 1R2, Canada

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